因公临时出国(境)手续办理温馨提示
时间:2020-05-13 13:42:45 点击次数:0

1.因公临时出国(境)是指因工作或学习需要,以河北医科大学教职工身份使用国家或单位、个人或邀请方经费赴国外参加会议、讲学、访问、合作研究、学习等相关公务活动;因公出国(境)管理包括出国任务、人员和经费审批,因公护照申办和管理以及通过因公途径申办签证等。

2.因私出国(境)仅限于以个人身份旅游、探亲、访友及处理其他私人事务等,需遵守学校人事部门有关规定。

3.国际合作与交流处主要负责管理学校师生因公派出政策、任务审批等出国境相关事务,并向教职工提供办理因公护照、签证等手续的服务。

4.此提示说明根据上级和学校相关规定整理,供教职工办理因公临时出国手续参阅,我们尽力保证根据最新文件及时更新,如有变动以学校通知为准。

5.提交申报前,出访人员应规划好出访行程,确认出访任务信息、出访国家或地区及经费负担方式等,出访人(或经办人)必须在行前至少3个月准备并提交申报材料 

第一步:准备出访材料

因公临时出国人员须凭有效邀请材料申报出访,学校认可的邀请材料有:

1.邀请函

邀请函应发自前往国家(地区)、有明确出访目的、出访日期、停留期限及费用负担方式,有邀请人签名,并打印在公函纸上;邀请人身份应基本对等;邀请函若非中文,需提供翻译件。

2.有关部门的正式公函

外单位征求我校意见邀请派员随团出访的,随团人员请提供外有关部门的正式公函。

 

第二步:提交申报

提交申报前,出访人员规划好出访行程及出访信息后,请于国际处网站“资料下载”专区下载以下相关表格,并提交材料纸质版至国际合作与交流处:

1.因公临时出国(境)申请表

2.因公临时出国人员备案表

3.出国人员家庭情况表

4.身份证复印件

5.户口本个人页复印件

6.邀请函复印件

7.邀请函翻译件

8.日程安排

9.因公出访任务分解明细表

10.因公临时出国任务和预算审批意见表

11.因公临时出国团组经费申请表

注:副处级以上干部(包括附属医院)需提供《河北医科大学处级干部请、销假审批表》复印件

 

第三步:审批环节

1.校内审批。国际合作与交流处将因公出国(境)材料呈学校主管领导批示。

2.公示。因公临时出访,必须首先在所在单位完成出访公示手续,公示时间一般不少于五个工作日。

3.省外办审批。校内审批公示结束后,由国际合作与交流处向河北省人民政府外事办公室提交网上申报手续。省外办审批后,下达《出国、赴港澳任务批件》,一般需要三至五个工作日。

 

第四步:护照/签证等手续办理

1.出访任务获得学校批准后,国际合作与交流处按照省外办提供的材料说明办理因公护照及签证。

2.如已经持有因公护照或有效签证,应确认护照及签证在有效期内。

3.材料审核后将送至省外办受理,因公护照办理需至少5-7个工作日。签证受理时间根据各使馆情况有所差别,美国需至少提前3个月开始办理,其它国家或地区一般应提前2个月开始办理,出访人应合理妥善安排时间提交材料,以免影响出行。

 

第五步:证件领取及保管

因公护照/签证(出境证)办理完毕后,出访人(或经办人)将收到短信/邮件通知前往省外办领取证照。出访人请核对护照或签证上的姓名、性别、出生年月日、护照号码、签证(出境证)有效期和停留期及出入境次数等信息。如发现有误,请及时联系学校国际合作与交流处。

 

第六步:因公换汇

登录国际合作与交流处网站下载《因公临时出国用汇须知》及《因公临时出国团组用汇申请表》,按要求赴中国银行办理换汇手续。

 

第七步:行前教育

登录国际合作与交流处网站“资料下载”下载《因公出国(境)行前教育告知书》,出访人自行打印学习、签字后将纸质版交国际合作与交流处留存。

 

第八步:归国总结及公示

出访人员回国3日内,应即刻将因公护照在我处登记,我处人员需要从省外办系统登记。并将出访人护照首页、签证页及出入境章扫描留存。回国一周内出访人员需将护照原件交回省外办,并向我处提交个人出访总结及相关公示材料,由我处人员整理后予以公示,内容包括:

1.出访报告(出访人自己撰写,1000字左右)

2.《因公出访任务完成情况表》

3.《出访行程日志》

4.《因公临时出国团组执行中央八项规定及其实施细则精神报告表》

15日内在国际合作交流处网站下载《因公临时出国团组用汇核销表》,按照要求办理外汇核销手续。出访人填写《因公临时出国费用报销单》赴财务处自行报销。

 

联系信息:

国际合作与交流处

电话:86265523

 

Copyright © 河北医科大学国际合作与交流处 版权所有   河北省石家庄市中山东路361号    邮编:050017

冀公网安备 13010202001851号